Faktura cykliczna - jak stworzyć cykl faktur cyklicznych?

Zacznij od wybrania dogodnej dla Ciebie opcji stworzenia cyklu: 

1. Opcja Na podstawie faktury pozwoli Ci wygenerować fakturę cykliczną wyłącznie na podstawie danych stworzonej już wcześniej faktury, którą w tym miejscu wybierzesz. Wystarczy wpisać numer faktury, nazwę, bądź NIP kontrahenta - tuż po wpisaniu pierwszych znaków program sam rozwinie listę proponowanych dokumentów. Tym sposobem rubryki informacyjne zostaną automatycznie uzupełnione o dane ze stworzonej przez Ciebie już wcześniej faktury, bez konieczności ich ponownego uzupełniania. Należy pamiętać, że wprowadzając zmiany w fakturze podstawowej, analogicznie zostaną też zmienione dane we wszystkich fakturach cyklicznych, generowanych na jej podstawie. 

2. Decydując się na opcję Własna definicja, dostajesz możliwość stworzenia swego rodzaju “szablonu” gotowych już danych, na podstawie których Twoje faktury cykliczne będą generowane. Własna definicja pozwala także na łatwą edycję cyklu w przeciwieństwie do cyklu na podstawie faktury, gdzie trzeba edytować przykładową fakturę, aby zmienić cokolwiek w cyklu. Aby stworzyć taki cykl wystarczy uzupełnić rubryki Sprzedawca, Klient, Termin płatności, Produkt, Ilość, Cena brutto, Waluta, Kody GTU, Oznaczenia dotyczące procedur oraz MPP odpowiednimi informacji i tym sposobem każda kolejna faktura będzie wystawiana z ich uwzględnieniem. Jeśli posiadasz kilka firm w systemie, możesz wskazać Sprzedawcę. Lista klientów pojawi nam się już po wpisaniu pierwszej litery w polu Klient. Oznacz również termin płatności, wybierz produkt, jego ilość, cenę i walutę.

Uwaga! Nie ma możliwość wyboru, więcej niż jednej pozycji w sekcji produkt. Chcąc wygenerować fakturę cykliczną z kilkoma produktami, należy stworzyć ją na podstawie istniejącej już faktury.

Uzupełnij rubrykę Kody GTU, Oznaczenia dotyczące płatności i to już wszystko. 

Możliwość wybrania opcji MPP - Mechanizm podzielonej płatności jest dostępny w przypadku gdy spełniamy trzy z poniższych warunków: 
.

• wartość brutto całej faktury jest > 15 tys. zł;
• chociaż jedna pozycja na fakturze jest z kategorii tzw. towarów/usług wrażliwych np. paliwa, stal, tablety, smartfony, usługi budowlane, części i akcesoria do pojazdów silnikowych, węgiel i produkty węglowe, maszyny i urządzenia elektryczne;
• sprzedawca oraz nabywca to podatnicy VAT.

3. Po wybraniu bazy faktury cyklicznej, należy określić Rodzaj faktury i tu mamy dwie możliwości wyboru: Przychód i Wydatek.

4. W rubryce Opis (jest to pole robocze widoczne tylko dla Ciebie) nadaj ‘tytuł’ Twojej fakturze cyklicznej. Określ, kto jest Nabywcą i czego ona dotyczy, by w przyszłości łatwiej było Ci ją odszukać i aby utrzymać porządek w dokumentacji. Faktury można filtrować alfabetycznie oraz w kolejności stworzenia ich w systemie.  
Możesz także, na podstawie wcześniej wystawionej faktury proformy, ustawić opis, którego dane (jak dzień, miesiąc, rok) będą zmienne np. Cztery Pionki - Usługa marketingowa czerwiec 2021, Cztery Pionki - Usługa marketingowa 01/2022. 

W tym celu możesz wykorzystać poniższe zmienne: 
{{year}} - rok,
{{day}} - dzień,
{{month}} - miesiąc,
{{previous_year}} - poprzedni rok,
{{next_year}} - następny rok,
{{previous_month}} - poprzedni miesiąc,
{{next_month}} - następny miesiąc,
{{month_in_words}}  - miesiąc słownie,
{{previous_month_in_words}} - poprzedni miesiąc słownie,
{{next_month_in_words}} - następny miesiąc słownie,
 {{month+1}}, {{month+2}}, {month+3}} ... - jeden/dwa/trzy miesiące do przodu,
{{month_in_words+1}}, {{month_in_words+2}}, {{month_in_words+3}} ...  - jeden/dwa/trzy miesiące do przodu słownie,
{{month-1}} {{month-2}} {{month-3}} ... - jeden/dwa/trzy miesiące wstecz, 
{{month_in_words-1}} {{month_in_words-2}} ... - jeden/dwa/trzy miesiące wstecz słownie,

Więcej o zmiennych w opisie na fakturach cyklicznych znajdziecie we wpisie Jak wprowadzić zmienne w tytule pozycji (np. dzień, miesiąc, rok) na fakturach cyklicznych?

Po wypełnieniu pierwszej części, pozostanie uzupełnienie pozostałych parametrów, określających szczegóły generowania faktury cyklicznej, takich jak: 



5. Data wystawienia pierwszej faktury - wybierz datę, od której chcesz rozpocząć Twój cykl i automatyczne wystawianie faktur cyklicznych. Pierwsza faktura może zostać wygenerowana i wysłana np. 20.06, natomiast kolejne faktury np. każdego 1 dnia kolejnego miesiąca 01.07, 01.08 itd. - patrz pozycja 8. Wystawiaj w dany dzień miesiąca.

6. Następnie wystawiaj kolejne faktury w odstępach - tu możesz określić częstotliwość, z jaką kolejne faktury mają być generowane (tydzień, miesiąc, 2 miesiące, 3 miesiące, 6 miesięcy, rok).

7. Godzina wystawienia faktury - zaznacz pełną godzinę wysyłki faktur, spośród dostępnych opcji. Należy jednak pamiętać, że przy ustawieniu wysyłki faktur cyklicznych między godzinami 24:00 - 02:00 mogą wystąpić opóźnienia przy systemowym wystawianiu przedmiotowych faktur (opóźnienie wynosi maksymalnie 24 godziny). Jest to związane ze strefą czasową serwerów, na których przechowywane są dane systemu Fakturownia.pl.

Rozwiązaniem, które proponujemy, jest zmiana godziny automatycznego wystawiania faktury na 02:00 - 03:00 lub na godziny późniejsze, niż domyślnie ustawiona godzina.

8. Wystawiaj w dany dzień miesiąca - masz możliwość określania konkretnego, stałego dnia od 1 do 31, w ciągu całego miesiąca, w którym nastąpi wysyłka każdej kolejnej faktury cyklicznej.

9. Wystawiaj tylko w dni robocze to funkcja, której zaznaczenie sprawi, że  generowanie faktur będzie następowało tylko w dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku, bez względu na to czy któryś z nich jest ustawowo wolny od pracy. 

W momencie, gdy data wystawienia wypadnie w sobotę lub w niedzielę, program wystawi fakturę z jedno, bądź dwudniowym opóźnieniem. 

W sytuacji, gdy faktura ma być generowana ostatniego dnia miesiąca, który przypadnie w sobotę lub niedzielę, to faktura wystawi się ostatniego dnia roboczego danego miesiąca, np. 31.01, niedziela, faktura zostanie wysłana 29.01 tj. piątek. 

10. Automatycznie wysyłanie faktury e-mailem - w oknie, które się pojawi po zaznaczeniu tej opcji, możesz wpisać adres e-mail Nabywcy, do którego program ma automatycznie wysyłać faktury po ich wystawieniu. System umożliwia wysłanie faktury do 5 różnych adresów mailowych. Po każdym adresie należy zastosować " , " np. email1@nazwa.pl, email2@nazwa.pl.




11. Wysyłaj powiadomienia sprawi, że powiadomienie o wystawieniu nowej faktury cyklicznej zostanie wysłane na Twój e-mail. Po wystawieniu faktury cyklicznej i ustawieniu co jaki czas mają się wystawiać kolejne faktury, nie trzeba wykonywać żadnych dodatkowych czynności (poza np. pobraniem ich w PDF lub wysłaniem). 

12. Wystawiaj dokumenty jako opłacone - w przypadku jeśli zaznaczysz tę funkcję, generowane przez program faktury będą widniały jako już opłacone. 

13. Inny od domyślnego format numerowania faktur - jeśli zależy Ci na spersonalizowanym sposobie numerowania faktur, to w tym miejscu możesz określić odrębny format numerowania dokumentów lub wybrać z przykładowych proponowanych przez program. 



14. Nie aktualizuj danych sprzedawcy - opcja dostępna tylko dla faktur cyklicznych wystawionych na podstawie faktury. Jeśli nie zaznaczysz opcji w formularzu tworzenia faktury cyklicznej, dane z faktury bazowej zostaną skopiowane do nowej faktury, ale dane z sekcji Sprzedawca zostaną wyczyszczone i zastąpione danymi z działu. Jeśli zaznaczysz opcję nie aktualizuj danych sprzedawcy dane z rubryki Sprzedawca zostaną skopiowane 1:1.

15. Data sprzedaży na fakturze - tutaj masz kilka możliwości wyboru: 

• domyślna (data wystawienia faktury),
•  tylko miesiąc i rok, 
• ostatni dzień miesiąca,
• “X” dzień poprzedniego miesiąca,
• “X” dzień tego samego miesiąca,
• “X” dzień następnego miesiąca.

“X” to liczba odpowiadająca danemu dniu w ciągu miesiąca od 1 do 31. Wybrany dzień może być odległy maksymalnie o miesiąc od terminu wystawienia faktury.

16. Kiedy zakończyć wystawianie - możesz określić i wybrać datę, kiedy chcemy zakończyć cykl automatycznego generowania faktur dla danego kontrahenta. Jest to jednocześnie sposób, w jaki należy wyłączyć funkcję faktur cyklicznych.

17. Komentarz - tutaj możesz zawrzeć notatkę do stworzonego cyklu faktur lub inne istotne informacje, jakie chcesz zawrzeć dla tego dokumentu.  
 
Na koniec kliknij Zapisz i tym samym po skonfigurowaniu cyklu możesz sprawdzić jego podstawowe parametry oraz listę faktur, jakie zostały wystawione na jego podstawie. 



W menu listy faktur cyklicznych odnajdziesz filtr Szukane słowo, Klient, Dział. Filtry te ułatwią Ci szybsze wyszukiwanie danych faktur w cyklach.

Szukane słowo wyszukuje frazę zawartą w opisie i podstawie faktury cyklicznej. Filtr Klient po wpisaniu pierwszej litery wysuwa listę proponowanych Nabywców. Natomiast Dział pozwala na wyselekcjonowanie faktur cyklicznych w poszczególnym dziale firmy, bądź jeśli prowadzisz kilka firm możesz wytypować faktury cykliczne konkretnej z nich.
 

DRUGIE ROZWIĄZANIE
 

Inną metodą generowania faktur cyklicznych jest utworzenie cyklu z poziomu faktury, która jest już utworzona w systemie. 

Przejdź do podglądu faktury, na podstawie której chcesz utworzyć cykl. Następnie z szarej belki ponad dokumentem wybierz Więcej opcji > Ustaw cykliczną. System przeniesie bezpośrednio do formularza tworzenia nowego cyklu. 



UWAGA! Ważną opcją podczas generowania faktur cyklicznych jest możliwość zmiany nazwy produktu wraz z kolejną wygenerowaną fakturą cykliczną. Przydaje się to zwłaszcza przy sprzedaży abonamentowej. W nazwie produktu możesz umieścić wtedy zmienne np. dotyczące tygodnia, miesiąca, roku, które automatycznie są inne przy każdej fakturze cyklicznej. Pełne informacje znajdziesz w artykule Jak wprowadzić zmienne w tytule pozycji na fakturze. 
 

Jak usunąć cykl faktur?

Aby poprawnie usunąć utworzony w systemie cykl faktur, musisz najpierw określić datę, kiedy chcesz, aby automatyczne generowanie faktur w ramach cyklu zostało wyłączone. Samo usunięcie cyklu z listy, nie sprawi, że kolejne dokumenty, zgodnie z ustawieniami, nie będą się tworzyć.

Aby wyłączyć cykl przejdź na listę faktur cyklicznych na swoim koncie poprzez zakładkę Przychody > Faktury cykliczne. 



Następnie w szczegółach utworzonego cyklu skorzystaj z przycisku Edytuj, by móc wprowadzić zmiany w cyklu.



Na samym dole znajdziesz rubrykę Kiedy zakończyć wystawianie. Z kalendarza, który jest widoczny po kliknięciu w rubrykę, wybierz datę i zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz. Wykorzystanie tej opcji zatrzyma wystawianie kolejnych dokumentów. Taki cykl możesz pozostawić na liście faktur cyklicznych jako nieaktywny lub usunąć go korzystając z ikony zębatki po prawej stronie. 

Jak dodać powód zwolnienia z podatku na fakturze cyklicznej tworzonej z własnej definicji?

W systemie istnieje możliwość dodania powodu zwolnienia z podatku na fakturze cyklicznej, którą tworzysz według własnej definicji. 

Aby informacja taka mogła znaleźć się na fakturze przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto. W sekcji Faktury z VAT czy bez VAT (dawne rachunki) odznacz checkbox przy opcji Uwzględniaj podatek VAT na fakturach. Aby na fakturze pojawiła się stawka zw, zaznacz checkbox przy opcji Zwolnienie z VAT. Pamiętaj, by zapisać zmiany.



W zakładce Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Faktury i dokumenty w polu Domyślna podstawa zastosowania stawki zw (zwolnione z opodatkowania) na fakturach możesz wybrać powód zwolnienia, który będzie automatycznie widoczny na dokumentach. Zatwierdź wprowadzone zmiany przyciskiem Zapisz na dole strony.



Powód zwolnienia możesz ustawić również per dział w zakładce Ustawienia > Dane firmy. 



Jeśli aktywujesz tę opcję i na fakturze cyklicznej tworzonej z własnej definicji wybierzesz produkt, który jako stawka VAT ma oznaczenie zw, wówczas na fakturze wystawionej z cyklu pojawi się powód zwolnienia. 

Jak masowo usunąć lub eksportować cykle?

Przy pozycjach na liście cykli widoczne są checkboxy, dzięki którym możesz zastosować masowe działania dla więcej niż jednego cyklu. 

Dzięki temu możesz:

• masowo usuwać wybrane cykle;
• eksportować tylko wybrane cykle do pliku XLS

Wcześniejsze działanie systemu pozwalało usuwać cykle tylko pojedynczo, a opcja eksportu dotyczyła wszystkich cykli, bez możliwości wyboru, które dane mają zostać wyeksportowane. 

Po zaznaczeniu checkboxów przy wybranych cyklach możesz usunąć je, klikając przycisk Usuń ponad listą cykli lub wyeksportować dane za pomocą przycisku Eksport do XLS.